La Librairie Electronique,
un centre de numérisation ultramoderne
A highly sophisticated scanning center

Filiale d'OR Télématique, la Librairie Electronique exploite à Libourne le centre de numérisation le plus moderne d'Europe.


Par Francis Pelletier © Copyright 1995 MOSARCA
Cet article a été publié dans le magazine MOS 137 - septembre 1995

Fondée pour exécuter un marché de traitement de documents légaux, La Librairie Electronique dispose de moyens tellement performants que leur fournir de quoi tourner n'est pas une mince affaire. Ses ateliers offrent une capacité de saisie de plus de 300.000 pages par jour et de stockage sur différents supports. Elle envisage donc de proposer ses services aux entreprises et aux administrations pour numériser à façon leurs documents. Elle songe aussi à prospecter les intégrateurs de la GED qui sont sans doute les premiers sollicités par leurs clients quand un problème de numérisation se pose à eux.


Située dans la zone industrielle de Libourne, à un jet de pierre des terres où l'on cultive le Saint Emilion, la Librairie Electronique est une filiale du groupe OR Télématique qui compte dans ses rangs la société Europ Info Systems (EIS) présente sur le marché de la gestion électronique de documents. Sa création découle de l'obtention d'un important marché auprès de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). L'institut lui a accordé pendant dix ans la concession de la diffusion sous forme électronique des bilans des entreprises françaises et des documents légaux. Cette opération consiste à numériser systématiquement l'ensemble des pages des bilans que les entreprises commerciales déposent aux greffes des tribunaux de commerce puis à les rendre accessibles au public via un serveur. A terme, OR Télématique proposera un service d'accès en ligne aux bilans dans leur intégralité, sous forme numérisée, bilans dont les images pourront être lues et exploitées sur un micro-ordinateur.

Une capacité de production de 300.000 pages par jour


La numérisation de 550.000 bilans équivaut à saisir vingt millions de pages de format A4, sans compter les statuts d'entreprise et les actes légaux qui représentent 600.000 dossiers par an ou l'équivalent de sept millions de pages. Le travail est déjà bien avancé depuis la mise en production de la Librairie Electronique au début du mois de septembre 1994. A ce jour, environ 18 millions de pages ont été saisies et indexées et sont allées enrichir le centre serveur du groupe OR Télématique situé à Saint Denis dans la région parisienne. A ce premier contrat est venu récemment se greffer un second avec le services des publications officielles du gouvernement pour la numérisation d'environ un million de pages des lois et décrets parus au journal officiel. Pour faire fonctionner le centre de numérisation et le serveur d'archivage, la Librairie Electronique a fait appel au logiciel de GED Omnidesk de la société américaine Sigma Imaging Systems, désormais filiale de Wang. La Librairie Electronique est le premier site Omnidesk installé en France. Ce même logiciel est revendu par EIS qui assure sa distribution et son intégration en France depuis un an.

L'architecture futuriste du centre de numérisation n'est pas démentie par l'équipement qu'il abrite. La Librairie Electronique exploite des matériels très performants et applique des méthodes de travail copiées sur les entreprises de production. C'est certainement le centre de numérisation le plus moderne de France, peut-être même d'Europe. Le groupe OR Télématique y a investi au total, bâtiment et équipement compris, 45 millions de francs. Il emploie à l'heure actuelle 42 personnes dont 35 travaillent à la production après avoir été formées en interne après recrutement. La direction de la Librairie Electronique a été confiée à M. Serge Rousse, qui est loin d'être un homme du sérail de la GED ou même de la micrographie. Il a séduit les dirigeants de OR Télématique par les qualités de meneur d'hommes dont il avait fait preuve dans sa précédente mission, celle de maître d'uvre lors de la construction du bâtiment.

Huit scanners rapidesKodak en fonctionnementconnectés aux serveurs

Dans le cadre du contrat de concession avec l'INPI, la Librairie Electronique reçoit des tonnes de bilans et de documents dans des cartons de classement qu'elle archive avant traitement dans un local climatisé. Comme le montre la photographie, quelques millions de pages sont ainsi entreposées afin de stabiliser le papier. Les dossiers sont ensuite transférés dans un atelier de préparation où ils sont déliassés et préparés en vue de leur numérisation. Cette phase demande soin et attention si l'on veut utiliser au mieux les performances des numériseurs. Prenons l'exemple d'un bilan. Chaque bilan est indexé à l'aide de critères comme le code RCS (numéro du registre du commerce et des sociétés) de l'entreprise éditrice, la date, l'année, le numéro de dépôt, etc., sur un poste de travail en liaison avec la base de données du système central. En retour, le poste de travail va imprimer plusieurs feuilles A4 portant des codes-barres. Ces feuilles de codes-barres glissées en page de garde lors de la numérisation du dossier permettent d'associer automatiquement le bilan à la base d'index. Parmi les documents imprimés à l'aide d'une imprimante laser, on trouve également des séparateurs de documents qui viennent segmenter le bilan en différents fichiers selon qu'il s'agit du compte d'exploitation, du rapport de gestion, du rapport du commissaire aux comptes, des annexes, etc. Pour effectuer ce travail avec un maximum d'efficacité, les responsables de La Librairie Electronique ont posté deux opératrices à cette première station de traitement. L'une assure l'indexation proprement dite tandis que la seconde insère manuellement dans le dossier les feuilles d'index principal avec codes-barres et les séparateurs également porteurs de codes-barres.

Les documents ainsi préparés sont transmis aux opérateurs ou aux opératrices de saisie pour numérisation. Cette étape se déroule dans une grande pièce contiguë où trônent huit imposants scanners rapides recto-verso Kodak 923D interfacés à des postes de travail à base de PS/2, interconnectés par un réseau local Token Ring au serveur d'archivage. Chaque station permet, sous le contrôle d'une opératrice, de numériser entre 4.000 et 5.000 pages par heure. Si le document doit être saisi recto et verso, ce sont 10.000 pages qui sont numérisées et compressées (G3 ou G4) par heure. Elles sont stockées temporairement sur le disque dur magnétique du micro-ordinateur qui pilote le scanner puis, via le réseau local, elles sont transférées de manière régulière et préprogrammée vers le serveur d'archivage situé à l'étage supérieur. Une fois saisis, les originaux sont replacés dans des cartons d'archivage et stockés par lot dans un second bâtiment situé à proximité du centre de numérisation. Ils seront ainsi conservés physiquement pendant une période de dix ans sous la responsabilité de La Librairie Electronique comme le prévoit le contrat passé avec l'INPI.

Des DON WORM Kodak de 14 pouces pour l'archivage


Avant d'effectuer l'archivage définitif sur DON WORM, intervient une étape de contrôle au cours de laquelle on vérifie la numérisation par échantillonnage, l'attribution des index et les liaisons avec les sous-fichiers composant un bilan. Les vérificateurs et vérificatrices effectuent ce travail sur un poste de contrôle fait d'un micro-ordinateur équipé d'un moniteur vidéo de haute définition. Ces opérations ont lieu dans une salle comptant environ 18 postes de contrôle. Après validation, les bilans numérisés peuvent être définitivement archivés sur des disques optiques numériques. La Librairie Electronique a fait le choix du DON WORM Kodak de 14 pouces (355 mm) de diamètre offrant une capacité de stockage de 14,8 giga-octets par média; on y stocke approximativement 370.000 pages numérisées compressées. Quatre enregistreurs/lecteurs interfacés et pilotés par un poste dédié reçoivent directement les images numérisées du serveur central de La Librairie Electronique. Pour l'instant, trois d'entre eux sont utilisés pour, dans l'ordre, les applications bilans, actes et statuts. La quatrième unité est réservée à la sauvegarde. Lorsqu'un disque est plein, il est expédié au centre serveur d'EIS dans la banlieue parisienne et sera placé dans un des trois juke-boxes Kodak du centre. Quant aux index des images, ils sont transmis quotidiennement à ce même serveur par une ligne Numéris et maintiennent à jour la base d'informations. La Librairie Electronique conserve une copie de ces index durant cinq jours sur des disques locaux puis, après validation par les responsables du centre d'EIS, les effacent pour libérer de l'espace disque.

Une offre de numérisation et de &laqno;facility management»
auprès des entreprises


Soucieux de valoriser l'expérience acquise au cours de ce contrat avec l'INPI, les responsables de La Librairie Electronique prennent contact avec les entreprises et les administrations pour leur proposer des prestations similaires. Le lancement de cette activité a été confié à M. Jean-Marie Zaccarini, auparavant ingénieur technico-commercial chez Kodak pour la région sud-ouest. Les prestations proposées sont la numérisation et l'indexation à façon de lots plus ou moins importants de documents dont les images numérisées pourront être formatées et compressées dans différents formats et livrées sur des supports adaptés aux besoins de l'utilisateur. La Librairie Electronique ne négligera pas les intégrateurs de solutions GED/GEIDE car nombreux sont ceux qui, dans leur contrat de vente, ont une reprise de passif à effectuer.
En collaboration avec la société EIS appartenant au même groupe, La Librairie Electronique envisage de proposer des services d'hébergement de documents numérisés assortis d'un accès sécurisé en ligne via des réseaux de télécommunications spécialisés ou à haut débit. A moyen terme, d'autres prestations viendront étoffer l'offre de services de La Librairie Electronique mais, pour le moment, ses dirigeants restent discrets sur leur nature tant qu'elles n'ont pas été testées et validées. On peut avancer sans trop se tromper que La Librairie Electronique proposera un jour la saisie simultanée des documents sous forme électronique et sur microfilm 16 mm tout comme elle devrait un jour faire offre de service pour convertir le contenu de microfilms en données numériques.

Par Francis Pelletier © Copyright 1995 MOSARCA
Cet article a été publié dans le magazine MOS 137 - septembre 1995