Présente en France et dans plusieurs pays européens, la
société Lambert Rivière stocke et distribue des produits
chimiques revendus à des industriels ou des détaillants. Elle
réalise un chiffre d'affaires annuel de 1,5 milliards de francs avec
environ 12.000 clients sur le territoire national et à l'étranger
et gère quelque 8.000 références de produits différents.
Elle est représentée par 14 agences régionales réparties
sur le territoire national. Le commerce des produits chimiques n'est pas
un commerce tout à fait comme les autres. Le client doit être
informé de façon stricte sur les produits qu'il achète.
Pour cela existe un bulletin d'analyse du produit qui émane du fabricant
et donne les caractéristiques chimiques précises du produit.
Chaque lot des 8.000 références que propose Lambert Rivière
possède son bulletin d'analyse. C'est en quelque sorte sa carte d'identité
et les informations qu'il contient sont de toute première importance
pour le client et le guident dans la réutilisation qu'il fera de
ces produits. Avant d'utiliser la GED pour gérer ces bulletins, Lambert
Rivière transmettait des copies de ces bulletins à ses dépôts.
L'envoi au client final se faisait à partir du dépôt
soit par courrier, soit par télécopie. Cette tâche n'entrant
pas dans les attributions principales des employés des dépôts,
la façon de faire manquait de rigueur. Elle ne permettait pas une
gestion rigoureuse des originaux ni de s'assurer que le client final avait
bien reçu sa copie.
Désireux de rationaliser la gestion et la transmission de ces bulletins
d'analyse, la direction de Lambert Rivière a confié ce dossier
au service informatique que dirige M. Michel Niel. Après avoir analysé
la question, M. Niel a décidé de faire appel à une
solution de GED (Gestion Electronique de Documents). Une visite au Siged'93 et une consultation du
CXP (Centre d'Expérimentation des Progiciels), en début
d'année 1994 l'ont convaincu du bien fondé de sa décision;
M. Niel a donc commencé à rédiger un cahier des charges
pour le système de GED qu'il désirait mettre en place. Un
appel d'offres a ensuite été émis auprès des
sociétés dont il avait repéré les solutions.
Après une première sélection, M. Niel retenaient les
propositions de quatre sociétés. Les offres s'étageant
de 80.000 francs et 1,2 million de francs, elles ne pouvaient concerner
que des systèmes très différents. Après trois
mois de réflexion, les responsables de Lambert Rivière ont
choisi la solution de Docubase Systems
et ont passé commande au mois de mai 94. Le budget de l'installation
était de 400.000 francs, matériel compris, auxquels se sont
ajoutés des développements internes non chiffrés. Le
système a été mis en place au mois de novembre 1994.
Le serveur de documents numérisés
et de télécopie chez Lambert Rivière
© Photo FP -
La solution choisie par Lambert Rivière utilise le logiciel Docubase
sous MS-Windows et un serveur Novell, le tout interconnecté à
l'informatique centrale ICL/Fujitsu. Le système est réparti
sur deux étages du bâtiment du siège social situé
à Fontenay-sous-Bois. A un étage a été installée
une station de numérisation et d'indexation qui est un compatible
PC associé à un scanner Fujitsu ScanPartner-10. Cette station
est connectée, d'une part, au serveur Novell sous Netware 3.12 et,
d'autre part, au serveur d'archivage qui se trouvent à un autre étage.
Ce dernier serveur est équipé d'un disque dur magnétique
de grande capacité et d'une unité de DON 5,25 pouces Plasmon
qui sert à la sauvegarde des bases d'images numérisées.
A cette architecture se greffent deux serveurs de télécopie,
situés dans la salle informatique, qui servent à expédier
les documents aux clients. Pour sa propre information, le personnel du siège
social a à sa disposition un poste de consultation. Ce système
GED est connecté à l'ordinateur central qui gère l'ensemble
des dossiers administratifs, commerciaux et comptables de Lambert Rivière.
L'envoi d'un bulletin d'analyse est en effet conditionné par une
commande de produit et surtout par son enregistrement en informatique. Pour
que cette liaison se fasse, il a fallu effectuer des développements
spécifiques auxquels ont collaboré ICL , les développeurs
de Docubase et ceux du service informatique de Lambert Rivière. L'implantation
de cette solution GED a créé un emploi à mi-temps pour
une personne chargée de numériser et d'indexer les bulletins.
Lors de la mise en route du système, 15.000 bulletins d'analyse ont
été numérisés et indexés. Depuis cette
époque, ce sont 100 à 200 nouveaux documents A4 qui sont traités
par jour. Ce nombre dépend des arrivages de nouveaux lots de produits
chimiques.
De son côté, Lambert Rivière expédie chaque jour
automatiquement à partir du système GED Docubase quelque 500
télécopies à ses clients. L'enregistrement d'un bon
de commande sur l'ordinateur central déclenche un ordre qui est transmis
au logiciel de GED accompagné des références du ou
des bulletins à transmettre et du nom du client. Les télécopies
des images numérisées sont envoyées durant la nuit
pour profiter des heures à tarif réduit et le récépissé
de réception est enregistré afin de garder une trace de l'envoi.
Chez Lambert Rivière, cette application a eu deux effets bénéfiques: la centralisation les différents bulletins d'analyse des produits dont la société doit garder une copie pendant cinq ans et surtout, ce pour quoi elle avait été voulue, un meilleur service aux clients qui reçoivent plus rapidement et à coup sûr les documents. Sans compter qu'elle évite bien des erreurs et des oublis involontaires lors de transmission des documents. Quand au contrôle des envois, en imprimant la liste des demandes de bulletin et des accusés de réception fournis par le fax/modem, il ne laisse plus de place au doute. La GED, selon M. Niel, est d'une utilisation &laqno;enfantine» . Aussi envisage-t-il de l'étendre à d'autres services de sa société. A court terme, elle sera étendue à la gestion des fiches techniques et de sécurité. Mais toujours selon ses dires, la réussite d'une implantation de ce type dépend de deux ingrédients indissociables: un cahier des charges précis et une relation de confiance avec le fournisseur qui doit être capable de répondre aux besoins de personnalisation.
